Συχνές ερωτήσεις – Λειτουργία check-in επισκεπτών

Αυτόματη Μεταβίβαση Στοιχείων Επισκεπτών / Online Check-in

Η διαχείριση των νομικών υποχρεώσεων, όπως η καταχώριση επισκεπτών, μπορεί να φαίνεται περίπλοκη — αλλά η Holidu το κάνει εύκολο. Ο παρόν οδηγός εξηγεί γιατί η καταχώριση είναι σημαντική, πώς η Holidu αυτοματοποιεί τη διαδικασία και παρέχει βήμα-βήμα οδηγίες για τη ρύθμιση του λογαριασμού σας και της σύνδεσης με την τοπική αρχή.

1. Γιατί πρέπει να το κάνετε;

Σε πολλές χώρες (όπως η Ισπανία, η Ιταλία, η Πορτογαλία και η Γερμανία), οι οικοδεσπότες έχουν νομική υποχρέωση να συλλέγουν και να υποβάλλουν τα στοιχεία των επισκεπτών στις τοπικές αρχές λίγο μετά το check-in. Αυτή η ρύθμιση διασφαλίζει ασφάλεια, ανιχνευσιμότητα και συμμόρφωση με την τοπική νομοθεσία.

Αν φιλοξενείτε στην Ισπανία, το Βασιλικό Διάταγμα 933/2021 απαιτεί την αναφορά κάθε διαμονής μέσω μιας ειδικής πλατφόρμας της τοπικής κυβέρνησης, όπως το SES.Hospedajes.

Η μη συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες μπορεί να οδηγήσει σε κυρώσεις ή πρόστιμα. Γι’ αυτό είναι κρίσιμο να διαθέτετε ένα αξιόπιστο σύστημα.

2. Ποια είναι τα οφέλη της αυτόματης μεταβίβασης;

Η λειτουργία Online Check-in στον λογαριασμό σας στο Holidu αυτοματοποιεί αυτή τη διαδικασία στέλνοντας στους επισκέπτες σας μια φόρμα για να συμπληρώσουν τα απαραίτητα στοιχεία τους. Μόλις ρυθμιστεί, η Holidu αναλαμβάνει τη συλλογή και μεταβίβαση των δεδομένων—χωρίς καμία χειροκίνητη εισαγωγή στα συστήματα της κυβέρνησης.

Τα βασικά σας οφέλη:

✅ Συμμόρφωση με τη νομοθεσία με ελάχιστη προσπάθεια
✅ Αυτόματη μεταβίβαση των στοιχείων επισκεπτών στην αρμόδια αρχή
✅ Ψηφιακό βιβλίο επισκεπτών διαθέσιμο για λήψη οποιαδήποτε στιγμή για ελέγχους
✅ Ενσωματωμένες υπενθυμίσεις και επικοινωνία με τον επισκέπτη
✅ 100% δωρεάν για τους οικοδεσπότες της Holidu
✅ Ασφαλής και σύμφωνη με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών

3. Πώς να το ρυθμίσετε;

3.1 Εγγραφή στην αρμόδια κυβερνητική πλατφόρμα

Πριν ενεργοποιήσετε τη λειτουργία στο Holidu, πρέπει να εγγράψετε το κατάλυμά σας στην αρμόδια τοπική αρχή.
Στην Ισπανία υπάρχουν τρεις επιλογές:

🛠️ Κάθε αρχή απαιτεί ψηφιακό πιστοποιητικό, πρόσβαση Cl@ve, ή αντίστοιχα διαπιστευτήρια.
Λάβετε υπόψη ότι αυτό είναι απαραίτητο για να συνεχίσετε με τα επόμενα βήματα.

Αφού ολοκληρώσετε την εγγραφή, θα λάβετε όνομα χρήστη, κωδικό πρόσβασης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, κωδικό ενοικιαστή ή καταλύματος — τα οποία θα εισαγάγετε στον λογαριασμό σας στο Holidu για να ολοκληρώσετε τη σύνδεση.

Με το Βασιλικό Διάταγμα 933/2021, είναι υποχρεωτικό για τους οικοδεσπότες να αναφέρουν τα στοιχεία τους στο SES.Hospedajes (εξαιρούνται η Χώρα των Βάσκων και η Καταλονία).
Οι προηγούμενες συνδέσεις με τη Guardia Civil ή την Policía Nacional δεν είναι πλέον έγκυρες.

Παρακαλούμε δημιουργήστε έναν λογαριασμό στο SES.Hospedajes και ενημερώστε τις πληροφορίες στον λογαριασμό σας στο Holidu.
Χρησιμοποιήστε τους παραπάνω συνδέσμους για οδηγίες σχετικά με το πώς να ολοκληρώσετε την εγγραφή.

3.2 Πώς μπορώ να συνδέσω τον λογαριασμό Holidu με τον λογαριασμό της αρχής;

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για κινητά, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει την πιο πρόσφατη έκδοση.

1. Συνδεθείτε στο Holidu και μεταβείτε στην ενότητα «Λογαριασμός».

Κάντε κλικ στο κουμπί «Ρύθμιση» που βρίσκεται στην ενότητα «Online καταγραφή επισκεπτών».

2. Θα δείτε εδώ τη λίστα με τα καταλύματά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί «Ρύθμιση» δίπλα στο κατάλυμα που θέλετε να συνδέσετε με την αστυνομία ή την αρμόδια αρχή.

3. Συμπληρώστε τη φόρμα, κάντε κλικ στο «Ενεργοποίηση αυτόματης αποστολής στην αστυνομία», επιλέξτε τη σωστή αρχή (SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra ή Ertzaintza) και εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης σας.
Μην χρησιμοποιήσετε εδώ τα στοιχεία σύνδεσης του Holidu, αλλά τα διαπιστευτήρια σύνδεσης που λάβατε από την αρμόδια αρχή.

Εάν χρησιμοποιείτε το SES.Hospedajes, θα χρειαστεί επίσης να δώσετε τον κωδικό καταλύματος και τον κωδικό ενοικιαστή — μπορείτε να τους βρείτε στον λογαριασμό σας στο SES.Hospedajes και θα σας αποσταλούν και μέσω email.

Τέλος, κάντε κλικ στο «Επικύρωση».

4. Μόλις ενεργοποιηθεί με επιτυχία, κάντε κλικ στο «Αποθήκευση αλλαγών» στο τέλος της φόρμας.

5. Αν δεν εμφανιστεί κανένα μήνυμα σφάλματος, αυτό σημαίνει ότι το κατάλυμά σας έχει πλέον συνδεθεί με την αρμόδια αρχή. Για να αποφύγετε τυχόν σφάλματα, βεβαιωθείτε ότι:

• χρησιμοποιείτε τον σωστό φορολογικό κωδικό ιδιοκτήτη (Owner fiscal code). Αυτός είναι είτε ο αριθμός της ταυτότητάς σας είτε το NIE αν δεν είστε Ισπανός,
• έχετε εισαγάγει ολόκληρο τον αριθμό ταυτότητας ή NIE, συμπεριλαμβανομένων όλων των μηδενικών,
• χρησιμοποιήσατε τα στοιχεία σύνδεσης που λάβατε από την τοπική αρχή και όχι τα στοιχεία σύνδεσης του Holidu.

6. Μπορείτε τώρα να κλείσετε τη φόρμα και να δείτε ότι η σύνδεση είναι ενεργή.
 

*Εάν το κατάλυμά σας βρίσκεται στην Καταλονία ή στη Χώρα των Βάσκων, επιλέξτε αντίστοιχα Mossos d'Esquadra ή Ertzaintza.

4. Πώς λειτουργεί;

Μόλις ολοκληρωθεί η ρύθμιση, το σύστημα λειτουργεί αυτόματα. Δείτε τι μπορείτε να περιμένετε:

4.1 Διαδικασία για τον επισκέπτη

Μετά την κράτηση, ο επισκέπτης σας λαμβάνει ένα email (ή, σε περίπτωση Airbnb, ένα μήνυμα) με έναν σύνδεσμο προς μια ασφαλή φόρμα online check-in.

Ο επισκέπτης συμπληρώνει τα στοιχεία όλων των ταξιδιωτών, συμπεριλαμβανομένης της σάρωσης των εγγράφων (διαβατήριο ή ταυτότητα).

Μπορούν είτε να συμπληρώσουν τα στοιχεία χειροκίνητα, είτε να εισάγουν αυτόματα όλα τα πεδία ανεβάζοντας ένα έγγραφο ταυτότητας.
Η διαδικασία αυτή πρέπει να επαναληφθεί για όλους τους ταξιδιώτες που συνοδεύουν τον επισκέπτη.

Στη συνέχεια, τα δεδομένα υποβάλλονται με ασφάλεια και αποθηκεύονται στο σύστημα.

Εάν ένας επισκέπτης δεν συμπληρώσει τη φόρμα, θα αποστέλλονται πρόσθετες υπενθυμίσεις για να τον ενημερώσουν για τις υποχρεώσεις του. Σε περίπτωση που οι επισκέπτες δεν συμμορφωθούν, μπορείτε πάντα να συμπληρώσετε εσείς τα δεδομένα για λογαριασμό τους.

⏰ Στις 11:00 μ.μ. την ημέρα του check-in, τα στοιχεία των επισκεπτών υποβάλλονται αυτόματα στην αρμόδια αρχή.

4.2 Κατάσταση στο εργαλείο σας

Στις λεπτομέρειες της κράτησης, εμφανίζουμε την κατάσταση για κάθε κράτηση ως εξής:

4.3 Επίλυση Προβλημάτων

4.4 Πώς μπορώ να κατεβάσω το βιβλίο επισκεπτών μου;

Μεταβείτε στη λειτουργία online check-in.

Δίπλα στο κατάλυμα για το οποίο θέλετε το βιβλίο επισκεπτών, κάντε κλικ στο «Λεπτομέρειες».

Στην κορυφή του αναδυόμενου παραθύρου που ανοίγει, κάτω από το όνομα του καταλύματός σας, κάντε κλικ στην καρτέλα «Έγγραφα».

4. Κάντε κλικ στο «Δημιουργία Βιβλίου Επισκεπτών» και ακολουθήστε τις οδηγίες.

Συχνές Ερωτήσεις